Харківський Народний Архів

Головна ► Послуги ► Діловиробнику ▼

Послуги для діловода підприємства

Для діловода підприємства ми пропонуємо наступні послуги:

    1.Складання номенклатури справ підприємства
    2.Упорядкування документів (формування справ)
    3.Оправлення справ
    4.Складання опису справ
    5.Погодження документів
    6.Зберігання документів з особового складу
    7.Позаофісное зберігання документів
    8.Знищення документів

1. Складання номенклатури справ підприємства

Докладніше

Заказать

Визначає перелік документів, які утворюються в діловодстві будь-якого підприємства;
Визначає терміни зберігання документів;
Вимога ст.32 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи України".

Номенклатура справ є систематизований список справ, які ведуться в організації і оформлений відповідним чином. Крім того, номенклатура справ містить інформацію щодо термінів зберігання документів, що дозволяє ще на початковому етапі провести попередню експертизу цінності документів, а також є основою для складання описів справ та основним обліковим документом у діловодстві організації. Також номенклатура справ встановлює індексацію справ, що дозволяє використовувати її при реєстрації документів. Не можна не відзначити, що номенклатура справ використовується для обліку справ тимчасового зберігання і може бути корисною при вивченні структури організації або бути використана, як основа довідкової картотеки.

2. Упорядкування документів (формування справ)

Докладніше

Заказать

Порядок у документах;
Простота пошуку необхідних документів;
Економія офісної площі, тому що обсяг документів сформованих у справи на 30% менше.

Упорядкування документів (формування справ) є важливих етапом необхідного для підготовки документів до довгострокового зберігання. Звичайно, можна зберігати документи в тому вигляді як вони є, але цей варіант може додати проблеми у короткостроковій перспективі.

Розглянемо в деталях переваги зберігання документів в упорядкованому стані. По-перше - це порядок у документах, адже документи формуються по тематиці та в хронологічному порядку. Впевнені, що з кожним траплялася ситуація, коли необхідно знайти якийсь документ за попередній рік. Перший раз знайти його не складає великих труднощів. А ось потім, виникають наступні проблеми: покласти документ на місце в тій послідовності в якій він перебував до цього, того порядку і порушення того порядку, який був спочатку. Такого не станеться, якщо документи будуть прошиті та пронумеровані.

По-друге - фізична цілісність і безпека документів. Якщо у Вас виникали проблеми крадіжок або зникнення документів, тоді даємо Вам декілька практичних порад як цього уникнути. Упорядкувати документи (обов'язково прошити і пронумерувати, в ідеалі - скласти внутрішній опис документів), обмежити доступ до документів, призначити відповідального за зберігання та доступ до документів, вести облік доступу та використання документів.

По-третє - зменшення обсягу документів і естетичний зовнішній вигляд. На практиці зменшення обсягу упорядкованого справи становить близько 30%.

Харківський Народний Архів якісно і в найкоротший терміни, виконає впорядкування документів (формування справ), відповідно до правил архівного діловодства, а також з урахуванням Ваших побажань і потреб.

3. Оправлення справ

Докладніше

Заказать

Надає справам естетичний зовнішній вигляд;
Збільшує зносостійкість справ.

Своєчасні палітурні роботи дозволяють забезпечити тривале збереження документів. Харківський Народний Архів використовуючи технічне оправлення виконає прошив документів на 4 проколи та обкладинку із в жорсткий картону з обклеюванням корінців коленкором. Такий вид палітурки відповідає цілям тривалого збереження Ваших документів, і забезпечує зручну роботу з архівом.

4. Складання опису справ

Докладніше

Заказать

Облік наявних у діловодстві справ, по видам документів та в хронологічному порядку;
Простота пошуку необхідних справ.

Опис справ документів - архівний довідник, призначений для розкриття складу та змісту одиниць зберігання та їх обліку. Фахівці Харківського Народного Архіву якісно складуть опису справ, зафіксують кожну одиницю зберігання, зведуть усі одиниці зберігання до одного цілого.

5. Погодження документів

Докладніше

Заказать

Економія часу на узгодження документів;
Збереження нервових клітин та гарного настрою.

Кожному з нас доводилося щось погоджувати у відповідних контролюючих органах. Кожен може поділиться своїм унікальну досвідом у цьому напрямку. З упевненістю можна зробити висновок, що чим більшу кількість разів погджуєш схожі документи в одному контролюючому органі, тим більше гарантій, що документи будуть узгоджені з першого разу.

6. Зберігання документів з особового складу

Докладніше

Заказать

Зберігання документів з особового складу є частиною повсякденного життя будь-якої компанії. Паралельно з цим виникають задачі з: обмеження доступу, оптимізації витрат, роботі з архівами та іншіі. У більшості випадків, основне завдання документів, що зберігаються в офісі - «збирати пил», так як використовуються вкрай рідко - в основному за запитом працівників підприємства.

Сьогодні, існує досить багато шляхів оптимізації витрат, процесів зберігання документів і використання документів. Один з них - передача документів на зберігання до архіву. Передавши на зберігання документи з особового складу Вашого підприємства, Ви перекладаєте на Харківський Народний Архів весь вантаж відповідальності, пов'язаний із забезпеченням зберігання і використання документів протягом 75 РОКІВ!

7. Позаофісное зберігання документів

Докладніше

Заказать

Можливість передати на зберігання документи не перевірені органами ДПІ;
Ефективне використання офісної площі;
Економія на архівному обладнанні та організації процесу зберігання;
Обмеження доступу до документів, як з боку працівників, так і з боку контролюючих органів;
Доставка документів засобами архіву.

Можливість передати на зберігання будь-які документи підприємства (включаючи, бухгалтерські документи не перевірені органами ДПІ). Документи поміщаються в архівні короби (ширина -, висота -, довжина -), заповнені короба опломбовуються. Доступ до документів короба фіксується як за рахунок пошкодження короба, або однієї з пломб. Протягом терміну зберігання короба, клієнт має можливість вилучати, додавати, а також працювати з документами в приміщенні архіву.

Сьогодні, існує досить багато шляхів оптимізації витрат і процесу зберігання документів. Один з них - Позаофісне зберігання документів. Якщо, оптимізацію витрат можна поставити під сумнів, то наявність обмеженого доступу до документів, при Позаофісне зберігання - це факт. Так документами, які передані на зберігання до архіву, можете користуватися тільки ВИ. Винятки становлять правоохоронні органи у випадках вилучення документів в рамках кримінальної справи. Звичайно, не ідеал, але чи є інший легальний варіант за такою ціною?

8. Знищення документів

Докладніше

Заказать

Єдина легальна можливість знищити бухгалтерські документи;
Ваше час, який Ви можете використовувати для вирішення більш важливих задач, ніж самостійно вникати в суть процесу знищення документів;
Ефективне використання офісної площі.

Перше поділ праці відбувся в кам'яному столітті (100 тис. р. до н. е.) в період мезоліту. Не варто про це забувати. В процесі еволюції сформувалося величезна кількість професій і для того, щоб стати професіоналом в одній з них необхідні: знання, практика та час.

Навіщо цей екскурс в історію?

На деяких підприємствах існує практика, що в обов'язки бухгалтера входять обов'язки діловода та архівіста. Звичайно, можна досягти успіху одночасно в усіх напрямках і показати відмінний результат. Негативними наслідками цієї практики можуть бути помилки за основним видом діяльності (бухгалтерський облік) працівника, за рахунок відволікання уваги та витрати часу на другорядні види діяльності (діловодство, архівна справа).

Звернувшись до Харківського Народного Архіву Вас не будуть зачіпати другорядні питання про те: який термін зберігання документів, які документи підлягають списанню, як скласти Акт про вилучення документів не внесених до складу Національного архівного фонду, як і де погодити цей Акт, як провести знищення документів.

Вгору

Головна Послуги Генеалогія Тарифи Інше Контакти