Харківський Народний Архів

Головна ► Послуги ► Керівнику ▼

Послуги для керівника

Для керівника підприємства ми пропонуємо наступні послуги:

    1.Зберігання документів при ліквідації
    2.Довідка для державного реєстратора
    3.Зберігання бухгалтерських документів
    4.Позаофісное зберігання документів
    5.Знищення документів

1. Зберігання документів при ліквідації

Докладніше

Замовити

У найкоротший термін здійснимо прийом на зберігання документів підприємств, установ, організацій, які знаходяться в стадії ліквідації;
Зрозумілий і оперативний (20 хвилин) процес прийому - передачі документів;
Можливість здійснити прийом документів за місцем знаходження ліквідатора.

Нормами чинного законодавствам передбачено, що при ліквідації підприємств, установ, організацій, ліквідатор зобов'язаний надати державному реєстратору довідку з архівної установи про те, що документи довгострокового зберігання (більше 10 років), були передані до архіву на зберігання. До таких документів належать такі документи з особового складу:

накази з особового складу (прийняття, звільнення, переведення);
документи про заробітну плату працівників (розрахунково-платіжні відомості, особові рахунки);
трудові договори (контракти) та угоди, що не увійшли до складу особових справ;
особисті картки (Т-2);
особисті справи звільнених працівників;
акти про нещасні випадки (термін зберігання 45 років);
документи, що підтверджують право на пільги в організаціях із шкідливими умовами праці (табелі і наряди шкідливих професій, списки працюючих на виробництві зі шкідливими умовами праці, технологічні карти тощо);
оригінали особистих документи (незатребувані трудові книжки - термін зберігання 50 років) та інші.

Крім того Податковим кодексом передбачено обов'язок ліквідатора забезпечити збереження бухгалтерських документів підприємств, установ, організацій, протягом терміну зберігання таких документів. Як правило, термін зберігання таких документів становить 3 роки.

2. Довідка для державного реєстратора

Докладніше

Замовити

Оперативна (протягом 20 хвилин) видача довідки про передачу документів довгострокового зберігання на зберігання в архів;
Можливість надати довідку і здійснити прийом документів за місцем знаходження ліквідатора.

Відповідно до Закону України "Про державну реєстрацію юридичних та фізичних осіб - підприємців" для проведення державної реєстрації припинення юридичної особи в результаті її ліквідації голова ліквідаційної комісії, уповноважена ним особа або ліквідатор після закінчення процедури ліквідації, передбаченої законом, але не раніше закінчення строку пред'явлення вимог кредиторами повинен подати (надіслати рекомендованим листом з описом вкладення) державному реєстратору такі документи:

Заповнену реєстраційну картку на проведення державної реєстрації припинення юридичної особи у зв'язку з ліквідацією;
Довідка відповідного органу державної податкової служби про відсутність заборгованості по сплаті податків, зборів;
Довідка відповідного органу Пенсійного фонду України про відсутність заборгованості зі сплати єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування та страхових коштів до Пенсійного фонду України та фондів соціального страхування;
Довідка архівної установи про прийняття документів, які відповідно до закону підлягають довгостроковому зберіганню. (На якому праві власності повинна бути заснована архівної установи видає довідку у вищезгаданому законі не встановлено).

Згідно ст. 22 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи Україна" архівні установи можуть грунтуватися на будь-якій формі власності. Засновниками архівних установ можуть бути органи державної влади, органи місцевого самоврядування, юридичні та фізичні особи.

3. Зберігання бухгалтерських документів

Докладніше

Замовити

Ефективне використання офісної площі;
Економія на архівному обладнанні та організації процесу зберігання;
Обмеження доступу до документів, як з боку працівників, так і з боку контролюючих органів;
Доставка документів засобами архіву;
Знищення документів по закінчення строку зберігання з наданням відповідних документів.

Зберігання бухгалтерських документів є частиною повсякденного життя будь-якої компанії. Паралельно з цим виникають завдання по: обмеження доступу, оптимізації витрат, роботі з архівами і так далі. У більшості випадків, основне завдання зберігаємих в офісі документів - "збирання пилу", так як використовуються вкрай рідко - в основному за запитом правоохоронних (контролюючих) органів або для захисту інтересів у суді.

Сьогодні, існує досить багато шляхів оптимізації витрат і процесу зберігання документів. Один з них - позаофісне зберігання документів. Якщо, оптимізацію витрат можна поставити під сумнів, то наявність обмеженого доступу до документів, при позаофісному зберіганні - це факт. Так документами, які передані на зберігання до архіву, можете користуватися тільки ВИ. Винятки становлять правоохоронні органи у випадках вилучення документів в межах кримінальної справи. Звичайно, не ідеал, але чи є інший легальний варіант за такою ціною?

4. Позаофісное зберігання документів

Докладніше

Замовити

Можливість передати на зберігання документи не перевірені органами ДПІ;
Ефективне використання офісної площі;
Економія на архівному обладнанні та організації процесу зберігання;
Обмеження доступу до документів, як з боку працівників, так і з боку контролюючих органів;
Доставка документів засобами архіву.

Можливість передати на зберігання будь-які документи підприємства (включаючи, бухгалтерські документи не перевірені органами ДПІ). Документи поміщаються в архівні короби (ширина -, висота -, довжина -), заповнені короба опломбовуються. Доступ до документів короба фіксується як за рахунок пошкодження короба, або однієї з пломб. Протягом терміну зберігання короба, клієнт має можливість вилучати, додавати, а також працювати з документами в приміщенні архіву.

Сьогодні, існує досить багато шляхів оптимізації витрат і процесу зберігання документів. Один з них - Позаофісне зберігання документів. Якщо, оптимізацію витрат можна поставити під сумнів, то наявність обмеженого доступу до документів, при Позаофісне зберігання - це факт. Так документами, які передані на зберігання до архіву, можете користуватися тільки ВИ. Винятки становлять правоохоронні органи у випадках вилучення документів в рамках кримінальної справи. Звичайно, не ідеал, але чи є інший легальний варіант за такою ціною?

5. Знищення документів

Докладніше

Замовити

Єдина легальна можливість знищити бухгалтерські документи;
Ваше час, який Ви можете використовувати для вирішення більш важливих задач, ніж самостійно вникати в суть процесу знищення документів;
Ефективне використання офісної площі.

Перше поділ праці відбувся в кам'яному столітті (100 тис. р. до н. Е.) в період мезоліту. Не варто про це забувати. В процесі еволюції сформувалося величезна кількість професій і для того, щоб стати професіоналом в одній з них необхідні: знання, практика та час.

Навіщо цей екскурс в історію?

На деяких підприємствах існує практика, що в обов'язки бухгалтера входять обов'язки діловода та архівіста. Звичайно, можна досягти успіху одночасно в усіх напрямках і показати відмінний результат. Негативними наслідками цієї практики можуть бути помилки за основним видом діяльності (бухгалтерський облік) працівника, за рахунок відволікання уваги та витрати часу на другорядні види діяльності (діловодство, архівна справа).

Звернувшись до Харківського Народного Архіву Вас не будуть зачіпати другорядні питання про те: який термін зберігання документів, які документи підлягають списанню, як скласти Акт про вилучення документів не внесених до складу Національного архівного фонду, як і де погодити цей Акт, як провести знищення документів.

Вгору

Головна Послуги Генеалогія Тарифи Інше Контакти